SAP E-Rechnung ohne teure ERP-Umbauten
Viele SAP-Kunden stehen vor derselben Frage: Wie lassen sich Ausgangsrechnungen rechtssicher als XRechnung oder ZUGFeRD bereitstellen, ohne den bestehenden SAP-Rechnungsausgang aufwendig umzubauen? Genau hier setzt das Treesoft E-Rechnung Toolkit an. Die Lösung verarbeitet fertige PDF-Rechnungen aus deinem bestehenden Rechnungslauf und erzeugt daraus strukturierte E-Rechnungen – lokal in deiner Umgebung, ohne Cloud-Zwang und ohne Systemwechsel.
Seit dem 1. Januar 2025 liegt eine E-Rechnung im steuerlichen Sinn nur noch dann vor, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung mehr. XRechnung und ZUGFeRD gehören in Deutschland zu den üblichen Formaten, mit denen du diese Anforderungen erfüllen kannst. Eine Validierung vor dem Versand ist dabei dringend zu empfehlen, um Fehler, Rückläufer und manuelle Nacharbeit zu vermeiden.
SAP E-Rechnung aus bestehenden PDF-Rechnungen
Der Treesoft PDF2XRechnung Converter setzt dort an, wo Ihr SAP-System heute bereits zuverlässig arbeitet: bei der fertigen Ausgangsrechnung.
u erstellst deine Rechnungen wie bisher. SAP erzeugt die PDF-Rechnung. Treesoft übernimmt danach die Konvertierung in das gewünschte E-Rechnungsformat.
Das bedeutet:
- Deine bestehenden SAP-Prozesse bleiben erhalten.
- Deine Rechnungsdaten verlassen nicht dein Unternehmen.
- Die Verarbeitung erfolgt On-Premises.
- Aus PDF-Rechnungen entstehen XRechnung und/oder ZUGFeRD.
- Die erzeugte E-Rechnung wird vor dem Speichern validiert.
- Ausgangsrechnungen können strukturiert abgelegt und dokumentiert werden.
- Auf Wunsch lässt sich der Ablauf automatisieren – vom Verzeichnisimport bis zum Versand.
So wird aus deinem bestehenden SAP-Rechnungslauf ein E-Rechnungsprozess, ohne dass du dein ERP-System ersetzen oder deine Rechnungsstellung neu aufbauen musst.
Wie erstellst du E-Rechnungen aus SAP?
E-Rechnungen aus SAP kannst du erzeugen, indem du deine SAP-Rechnungsdaten direkt im ERP-System erweiterst oder fertige SAP-PDF-Rechnungen nach dem Rechnungslauf in strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD konvertierst. Treesoft nutzt den zweiten Weg: Die fertige PDF-Rechnung wird lokal analysiert, den Feldern der XRechnung zugeordnet, als XRechnung oder ZUGFeRD gespeichert, validiert, dokumentiert und optional versendet.
Warum der PDF-Weg für viele SAP-Kunden wirtschaftlich ist
Eine vollständige SAP-Erweiterung kann sinnvoll sein, wenn ohnehin ein großes SAP-Projekt geplant ist. In vielen Unternehmen ist das aber nicht der Fall. Dort funktioniert der Rechnungsausgang stabil, nur das gesetzlich geforderte E‑Rechnungsformat fehlt.
Der PDF2XRechnung-Ansatz ist deshalb besonders interessant, wenn:
- du SAP ECC oder SAP S/4HANA im Rechnungsausgang weiter nutzen möchtest,
- deine Rechnungslayouts stabil und maschinenlesbar sind,
- du keine Cloud-Verarbeitung sensibler Rechnungsdaten möchtest,
- hohe Rechnungsmengen automatisiert verarbeitet werden müssen,
- XRechnung und ZUGFeRD parallel benötigt werden,
- Validierung, Ablage und Versand nachvollziehbar dokumentiert werden sollen,
- die Kosten pro Rechnung kalkulierbar bleiben müssen.
Treesoft ersetzt SAP nicht. Treesoft ergänzt deinen bestehenden Rechnungsausgang um die E‑Rechnungsfunktionen, die du für XRechnung und ZUGFeRD benötigst.sausgang um die E‑Rechnungsfunktionen, die Sie für XRechnung und ZUGFeRD benötigen.
XRechnung, ZUGFeRD und Validierung in einem Prozess
Der Treesoft PDF2XRechnung Converter kann aus einer PDF-Rechnung strukturierte E‑Rechnungsformate erzeugen:
- XRechnung im CII-Format
- XRechnung im UBL-Format
- ZUGFeRD-Rechnung als PDF/A-3 mit eingebetteter XML
- auf Wunsch mehrere Formate gleichzeitig
XRechnung ist ein XML-basierter Standard für elektronische Rechnungen und ermöglicht die Weiterverarbeitung in unterschiedlichen Softwaresystemen. ZUGFeRD integriert strukturierte XML-Rechnungsdaten in ein PDF/A-3-Dokument und verbindet damit Sichtbeleg und maschinenlesbare Daten.
Die Validierung erfolgt vor dem Speichern. Werden Fehler erkannt, kann der Vorgang korrigiert werden. Erst die erfolgreich erzeugte und gespeicherte E-Rechnung wird berechnet. Damit reduzierst du Rückläufer, fehlerhafte Rechnungen und manuelle Nacharbeit.
Entwickelt für hohe Rechnungsmengen
SAP-Kunden haben oft andere Anforderungen als KMU. Es geht nicht um zehn Rechnungen im Monat, sondern um tausende, zehntausende oder SAP-Kunden haben oft andere Anforderungen als KMU. Es geht nicht um zehn Rechnungen im Monat, sondern um tausende, zehntausende oder Millionen Ausgangsrechnungen pro Jahr.
Treesoft ist dafür ausgelegt, bestehende Prozesse nicht zu stören, sondern kontrolliert zu erweitern:
- automatisierte Verarbeitung ganzer Rechnungsläufe,
- definierte Eingangs- und Ausgangsverzeichnisse,
- regelbasierte Dateinamen und Ablagestrukturen,
- Validierungsprotokolle,
- optionaler automatischer E-Mail-Versand,
- ergänzende Anhänge wie Belege, Aufmaßlisten oder Nachweise,
- individuelle Workflows per Skript oder Projektanpassung,
- skalierbare Verarbeitung über mehrere Instanzen nach Projektanforderung.
Für Rechnungsläufe mit sehr hohen Volumen prüfen wir gemeinsam mit dir die PDF-Ausgabe, die Layoutvarianten, die gewünschte Zielstruktur und die erforderliche Verarbeitungskapazität.
On-Premises statt Cloud-Zwang
E-Rechnungen enthalten sensible Kunden-, Preis-, Vertrags- und Leistungsdaten. Viele Großunternehmen wollen diese Daten nicht über externe Portale oder Cloud-Dienste verarbeiten.
Treesoft verfolgt einen anderen Ansatz:
- lokale Installation,
- Verarbeitung in deiner Umgebung,
- keine Cloud-Verarbeitung deiner Rechnungsdaten,
- kontrollierbare Dateiablage,
- Integration in bestehende Betriebs- und Sicherheitskonzepte,
- klare Zuständigkeiten für IT, Buchhaltung und Revision.
Gerade bei SAP-Systemlandschaften ist das ein entscheidender Vorteil: Die E-Rechnung wird nicht zu einem Fremdprozess, sondern bleibt Teil deines kontrollierten Rechnungsausgangs.
Mehr als Konvertierung: Toolkit für den gesamten E-Rechnungsprozess
Der Treesoft PDF2XRechnung Converter ist Teil des Treesoft E-Rechnung Toolkits. Damit stehen dir je nach Bedarf weitere Werkzeuge zur Verfügung:
Treesoft XRechnung Viewer
Der Treesoft XRechnung Viewser dient zum Öffnen, Lesen und Prüfen eingehender XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen. Der Viewer ist dauerhaft kostenlos und eignet sich besonders für Buchhaltung, Rechnungsprüfung und Fachabteilungen.
Treesoft XRechnung Validator
Der Treesoft XRechnung Validator dient zum Prüfen, ob XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen formal korrekt sind. Der Validator ist besonders wichtig, bevor Rechnungen an Kunden, Behörden oder Geschäftspartner versendet werden.
Treesoft XRechnung Editor
Der Treesoft XRechnung Editor dient zum Bearbeiten vorhandener XRechnungen, wenn Pflichtangaben ergänzt oder korrigiert werden müssen.
Treesoft XRechnung Creator
Der Treesoft XRechnung Creator dient zum manuellen Erstellen neuer XRechnungen, wenn keine automatische Konvertierung aus einem bestehenden System erfolgen soll.
Treesoft ZUGFeRD Creator
Der Treesoft ZUGFeRD Creator dient zum Erzeugen einer ZUGFeRD-Rechnung aus einer XRechnung und der zugehörigen PDF-Rechnung.
So wächst die Lösung mit deinem Bedarf: vom kostenlosen Viewer über die Validierung bis zur automatisierten Massenkonvertierung im Rechnungsausgang.
Preise für Großkunden ab 50.000 Rechnungen pro Jahr
Für Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen bietet Treesoft spezielle Enterprise-Konditionen. Die Abrechnung orientiert sich an erfolgreich erzeugten und validierten E-Rechnungen.
Beispielhafte Enterprise-Pakete:
| Jahresvolumen | Preisbeispiel |
|---|---|
| 50.000 Rechnungen | ab 24.900 EUR/Jahr |
| 100.000 Rechnungen | ab 44.900 EUR/Jahr |
| 500.000 Rechnungen | ab 198.900 EUR/Jahr |
| 1.000.000 Rechnungen | ab 348.900 EUR/Jahr |
| 10.000.000 Rechnungen | Rahmenvereinbarung auf Basis technischer Prüfung |
Die Preislogik bleibt transparent: Je höher dein verlässliches Jahresvolumen, desto niedriger der rechnerische Preis pro E-Rechnung.
Die Kosten für das Business Consulting belaufen sich auf 160,00 EUR / Stunde. Der Aufwand hängt unter anderem vom Rechnungslayouts, SAP-Mandanten, Belegarten und der gewünschter Automatisierung ab.
Der Pauschalbetrag für den Service wird individuell verhandelt und hängt sehr stark von den SLA-Anforderungen ab.
Einführung in vier Schritten
1. Beispielrechnungen prüfen
Du stellst typische SAP-PDF-Rechnungen bereit: einseitige und mehrseitige Rechnungen, Gutschriften, Stornorechnungen, Rechnungen mit und ohne Umsatzsteuer, EU- und Auslandsfälle sowie Sonderlayouts.
2. Konfiguration erstellen
Treesoft ordnet die Inhalte deiner PDF-Rechnung den erforderlichen Feldern der XRechnung zu. Dazu gehören Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Positionen, Steuersätze, Beträge, Kundendaten und weitere Pflichtangaben.
3. Testlauf und Validierung
Die erzeugten E-Rechnungen werden geprüft. Fehler, Sonderfälle und Layoutabweichungen werden sichtbar, bevor dein produktiver Rechnungslauf startet.
4. Automatisierung des Rechnungsausgangs
Nach Freigabe kann der Prozess automatisiert werden: PDF bereitstellen, E-Rechnung erzeugen, validieren, speichern, dokumentieren und optional versenden.
Für wen diese Lösung besonders geeignet ist
Der Treesoft PDF2XRechnung Converter eignet sich für:
- Unternehmen mit SAP ECC,
- Unternehmen mit SAP S/4HANA,
- Konzerne mit hohem Rechnungsausgang,
- Debitorenbuchhaltung,
- Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsprüfung,
- IT-Leiter und SAP-Verantwortliche,
- kaufmännische Entscheider,
- Unternehmen mit hohen Anforderungen an Datenschutz und On-Premises-Verarbeitung,
- Unternehmen, die SAP weiter nutzen, aber E-Rechnungskosten begrenzen möchten.
Häufige Fragen
Eingangs- oder Ausgangsrechnung?
Bei aktivierter automatischer Dateispeicherung erscheint beim Öffnen einer E-Rechnung ein Dialog. Hier wählst du aus, ob es sich um eine Eingangs- oder Ausgangsrechnung handelt. Klickst du auf „Abbrechen“, wird für diese Datei die automatische Dateispeicherung und Archivierung übersprungen.
Fazit: SAP E-Rechnung wirtschaftlich umsetzen
SAP E-Rechnung muss nicht automatisch ein teures ERP-Umbauprojekt werden. Wenn dein SAP-System bereits zuverlässige PDF-Rechnungen erzeugt, kann Treesoft daraus strukturierte XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen erstellen – On-Premises, automatisiert, validiert und mit transparenten Preisen für Großkunden.
Lade das Treesoft E-Rechnung Toolkit herunter und lass eine typische SAP-PDF-Rechnung kostenlos auf Eignung prüfen.
