SAP E-Rechnung ohne teure ERP-Umbauten
Viele SAP-Kunden stehen vor derselben Frage: Wie lassen sich Ausgangsrechnungen rechtssicher als XRechnung oder ZUGFeRD bereitstellen, ohne den bestehenden SAP-Rechnungsausgang aufwendig umzubauen? Genau hier setzt das Treesoft E‑Rechnung Toolkit an. Die Lösung verarbeitet fertige PDF-Rechnungen aus deinem bestehenden Rechnungslauf und erzeugt daraus strukturierte E‑Rechnungen – lokal in deiner Umgebung, ohne Cloud-Zwang und ohne Systemwechsel.
Seit dem 1. Januar 2025 liegt eine E‑Rechnung im steuerlichen Sinn nur noch dann vor, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF ist keine E‑Rechnung mehr. XRechnung und ZUGFeRD gehören in Deutschland zu den üblichen Formaten, mit denen du diese Anforderungen erfüllen kannst. Eine Validierung vor dem Versand ist dabei dringend zu empfehlen, um Fehler, Rückläufer und manuelle Nacharbeit zu vermeiden.
SAP E-Rechnung aus bestehenden PDF-Rechnungen
Der Treesoft PDF2XRechnung Converter setzt dort an, wo Ihr SAP-System heute bereits zuverlässig arbeitet: bei der fertigen Ausgangsrechnung.
Du erstellst deine Rechnungen wie bisher. SAP erzeugt die PDF-Rechnung. Treesoft übernimmt danach die Konvertierung in das gewünschte E-Rechnungsformat.
Das bedeutet:
- Deine bestehenden SAP-Prozesse bleiben erhalten.
- Deine Rechnungsdaten verlassen nicht dein Unternehmen.
- Die Verarbeitung erfolgt On-Premises.
- Aus PDF-Rechnungen entstehen XRechnung und/oder ZUGFeRD.
- Die erzeugte E-Rechnung wird vor dem Speichern validiert.
- Ausgangsrechnungen können strukturiert abgelegt und dokumentiert werden.
- Auf Wunsch lässt sich der Ablauf automatisieren – vom Verzeichnisimport bis zum Versand.
So wird aus deinem bestehenden SAP-Rechnungslauf ein E‑Rechnungsprozess, ohne dass du dein ERP-System ersetzen oder deine Rechnungsstellung neu aufbauen musst.
Wie erstellst du E-Rechnungen aus SAP?
E-Rechnungen aus SAP kannst du erzeugen, indem du deine SAP-Rechnungsdaten direkt im ERP-System erweiterst oder fertige SAP-PDF-Rechnungen nach dem Rechnungslauf in strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD konvertierst. Treesoft nutzt den zweiten Weg: Die fertige PDF-Rechnung wird lokal analysiert, den Feldern der XRechnung zugeordnet, als XRechnung oder ZUGFeRD gespeichert, validiert, dokumentiert und optional versendet.
Warum der PDF-Weg für viele SAP-Kunden wirtschaftlich ist
Eine vollständige SAP-Erweiterung kann sinnvoll sein, wenn ohnehin ein großes SAP-Projekt geplant ist. In vielen Unternehmen ist das aber nicht der Fall. Dort funktioniert der Rechnungsausgang stabil, nur das gesetzlich geforderte E‑Rechnungsformat fehlt.
Der PDF2XRechnung-Ansatz ist deshalb besonders interessant, wenn:
- du SAP ECC oder SAP S/4HANA im Rechnungsausgang weiter nutzen möchtest,
- deine Rechnungslayouts stabil und maschinenlesbar sind,
- du keine Cloud-Verarbeitung sensibler Rechnungsdaten möchtest,
- hohe Rechnungsmengen automatisiert verarbeitet werden müssen,
- XRechnung im CII- oder UBL-Format und ZUGFeRD parallel benötigt werden,
- Validierung, Ablage und Versand nachvollziehbar dokumentiert werden sollen,
- die Kosten pro Rechnung kalkulierbar bleiben müssen.
Treesoft ersetzt SAP nicht. Treesoft ergänzt deinen bestehenden Rechnungsausgang um die E‑Rechnungsfunktionen, die du für XRechnung und ZUGFeRD benötigst.
XRechnung, ZUGFeRD und Validierung in einem Prozess
Der Treesoft PDF2XRechnung Converter kann aus einer PDF-Rechnung strukturierte E‑Rechnungsformate erzeugen:
- XRechnung im CII-Format
- XRechnung im UBL-Format
- ZUGFeRD-Rechnung als PDF/A-3 mit eingebetteter XML
- auf Wunsch mehrere Formate gleichzeitig
XRechnung ist ein XML-basierter Standard für elektronische Rechnungen und ermöglicht die Weiterverarbeitung in unterschiedlichen Softwaresystemen. ZUGFeRD integriert strukturierte XML-Rechnungsdaten in ein PDF/A-3-Dokument und verbindet damit Sichtbeleg und maschinenlesbare Daten.
Die Validierung erfolgt vor dem Speichern. Werden Fehler erkannt, kann der Vorgang korrigiert werden. Erst die erfolgreich erzeugte und gespeicherte E-Rechnung wird berechnet. Damit reduzierst du Rückläufer, fehlerhafte Rechnungen und manuelle Nacharbeit.
Entwickelt für hohe Rechnungsmengen
SAP-Kunden haben oft andere Anforderungen als KMU. Es geht nicht um zehn Rechnungen im Monat, sondern um tausende, zehntausende oder Millionen Ausgangsrechnungen pro Jahr.
Treesoft ist dafür ausgelegt, bestehende Prozesse nicht zu stören, sondern kontrolliert zu erweitern:
- automatisierte Verarbeitung ganzer Rechnungsläufe,
- definierte Eingangs- und Ausgangsverzeichnisse,
- regelbasierte Dateinamen und Ablagestrukturen,
- Validierungsprotokolle,
- optionaler automatischer E-Mail-Versand,
- ergänzende Anhänge wie Belege, Aufmaßlisten oder Nachweise,
- individuelle Workflows per Skript oder Projektanpassung,
- skalierbare Verarbeitung über mehrere Instanzen nach Projektanforderung.
Für Rechnungsläufe mit sehr hohen Volumen prüfen wir gemeinsam mit dir die PDF-Ausgabe, die Layoutvarianten, die gewünschte Zielstruktur und die erforderliche Verarbeitungskapazität.
On-Premises statt Cloud-Zwang
E-Rechnungen enthalten sensible Kunden-, Preis-, Vertrags- und Leistungsdaten. Viele Großunternehmen wollen diese Daten nicht über externe Portale oder Cloud-Dienste verarbeiten.
Treesoft verfolgt einen anderen Ansatz:
- lokale Installation,
- Verarbeitung in deiner Umgebung,
- keine Cloud-Verarbeitung deiner Rechnungsdaten,
- kontrollierbare Dateiablage,
- Integration in bestehende Betriebs- und Sicherheitskonzepte,
- klare Zuständigkeiten für IT, Buchhaltung und Revision.
Gerade bei SAP-Systemlandschaften ist das ein entscheidender Vorteil: Die E-Rechnung wird nicht zu einem Fremdprozess, sondern bleibt Teil deines kontrollierten Rechnungsausgangs.
Preise für Großkunden ab 50.000 Rechnungen pro Jahr
Für Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen bietet Treesoft spezielle Enterprise-Konditionen. Die Abrechnung orientiert sich an erfolgreich erzeugten und validierten E-Rechnungen.
Beispielhafte Enterprise-Pakete:
| Jahresvolumen | Preisbeispiel |
|---|---|
| 50.000 Rechnungen | ab 24.900 EUR/Jahr |
| 100.000 Rechnungen | ab 44.900 EUR/Jahr |
| 500.000 Rechnungen | ab 198.900 EUR/Jahr |
| 1.000.000 Rechnungen | ab 348.900 EUR/Jahr |
| 10.000.000 Rechnungen | Rahmenvereinbarung |
Die Preislogik bleibt transparent: Je höher dein verlässliches Jahresvolumen, desto niedriger der rechnerische Preis pro E-Rechnung.
Für Großkunden ab 50.000 Rechnungen gilt technisch weiterhin die Tokenlogik der Subscription PRO. Die Konvertierung einer PDF-Rechnung in eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung kostet einschließlich Validierung 14 Token. Preislich gelten jedoch nicht die Standard-Tokenpakete, sondern die individuell vereinbarten Enterprise-Konditionen.
Ein Beispiel: Wenn du 150.000 Rechnungen pro Jahr konvertieren möchtest, erfolgt die Berechnung auf Basis des vereinbarten Jahresvolumens. Bei einem Paketpreis von 44.900 EUR für 100.000 Rechnungen ergibt sich für 150.000 Rechnungen folgender Betrag:
44.900 EUR / 100.000 Rechnungen × 150.000 Rechnungen = 67.350 EUR/Jahr
Für dieses Jahresvolumen werden deinem Konto 2.100.000 Token gutgeschrieben:
150.000 Rechnungen × 14 Token = 2.100.000 Token
Deinen aktuellen Tokenstand kannst du jederzeit einsehen. Zusätzlich kannst du eine Warnung einrichten, die dich automatisch informiert, wenn dein Verbrauch höher ausfällt als geplant. So erkennst du frühzeitig, ob du zusätzliche Token benötigst. Eine Nachbestellung ist jederzeit zu den vereinbarten Enterprise-Konditionen möglich. Die Token werden nach Zahlungseingang gutgeschrieben, damit deine Rechnungsläufe ohne Unterbrechung weiterverarbeitet werden können.
Nicht verbrauchte Token verfallen nicht, solange dein Enterprise-Vertrag fortgeführt wird. Ein vorhandenes Restguthaben bleibt erhalten und wird automatisch in das nächste Vertragsjahr übernommen. Damit kannst du dein Jahresvolumen realistisch planen, ohne ungenutzte Token am Jahresende zu verlieren. Eine Auszahlung nicht genutzter Token erfolgt nicht.
Kosten für Business Consulting
Die Kosten für das Business Consulting betragen 160,00 EUR pro Stunde. Das Business Consulting bezieht sich ausschließlich auf das Treesoft E-Rechnung Toolkit, die Konfiguration des PDF2XRechnung Converters und die damit verbundenen Prozesse zur Erstellung, Validierung, Speicherung und optionalen Weiterverarbeitung von E-Rechnungen. Der tatsächliche Aufwand hängt unter anderem von deinen Rechnungslayouts, SAP-Mandanten, Belegarten, Test- und Produktivumgebungen sowie vom gewünschten Automatisierungsgrad ab.
Sind Anpassungen an deinem SAP-System erforderlich, zum Beispiel an der PDF-Ausgabe, an Belegarten, Stammdaten, Rechnungslayouts oder Übergabeprozessen, sind diese nicht Bestandteil des Treesoft Business Consultings. Du kannst dafür deinen eigenen SAP-Consultant beauftragen. Alternativ ziehen wir nach Abstimmung einen geeigneten SAP-Consultant hinzu. Treesoft unterstützt dich in diesem Fall bei der fachlichen Beschreibung der Anforderungen und bei Bedarf bei der Erstellung eines Lastenheftes für die notwendigen SAP-Anpassungen.
Kosten für Service und Support
Der Pauschalbetrag für Service und Support wird individuell vereinbart. Grundlage sind insbesondere deine SLA-Anforderungen, zum Beispiel gewünschte Reaktionszeiten, Erreichbarkeit, Priorisierung von Supportfällen, Unterstützung bei Updates, Begleitung von Test- und Produktivläufen sowie Anforderungen an Monitoring, Eskalation und Betriebssicherheit. Dadurch erhältst du genau den Serviceumfang, der zu deinem Rechnungsvolumen und zur Kritikalität deiner Prozesse passt.
Einführung in vier Schritten
1. Beispielrechnungen prüfen
Du stellst typische SAP-PDF-Rechnungen bereit: einseitige und mehrseitige Rechnungen, Gutschriften, Stornorechnungen, Rechnungen mit und ohne Umsatzsteuer, EU- und Auslandsfälle sowie Sonderlayouts.
2. Konfiguration erstellen
Treesoft ordnet die Inhalte deiner PDF-Rechnung den erforderlichen Feldern der XRechnung zu. Dazu gehören Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Positionen, Steuersätze, Beträge, Kundendaten und weitere Pflichtangaben.
3. Testlauf und Validierung
Die erzeugten E-Rechnungen werden geprüft. Fehler, Sonderfälle und Layoutabweichungen werden sichtbar, bevor dein produktiver Rechnungslauf startet.
4. Automatisierung des Rechnungsausgangs
Nach Freigabe kann der Prozess automatisiert werden: PDF bereitstellen, E-Rechnung erzeugen, validieren, speichern, dokumentieren und optional versenden.
Für wen diese Lösung besonders geeignet ist
Der Treesoft PDF2XRechnung Converter eignet sich für:
- Unternehmen mit SAP ECC,
- Unternehmen mit SAP S/4HANA,
- Konzerne mit hohem Rechnungsausgang,
- Debitorenbuchhaltung,
- Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsprüfung,
- IT-Leiter und SAP-Verantwortliche,
- kaufmännische Entscheider,
- Unternehmen mit hohen Anforderungen an Datenschutz und On-Premises-Verarbeitung,
- Unternehmen, die SAP weiter nutzen, aber E-Rechnungskosten begrenzen möchten.
Fazit: SAP E-Rechnung wirtschaftlich umsetzen
SAP E-Rechnung muss nicht automatisch ein teures ERP-Umbauprojekt werden. Wenn dein SAP-System bereits zuverlässige PDF-Rechnungen erzeugt, kann Treesoft daraus strukturierte XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen erstellen – On-Premises, automatisiert, validiert und mit transparenten Preisen für Großkunden.
Lade das Treesoft E-Rechnung Toolkit herunter und lass eine typische SAP-PDF-Rechnung kostenlos auf Eignung prüfen.
Beim Download des E-Rechnung Toolkits und der Einrichtung des Token-Kontos gehst du keinerlei Verpflichtung ein.
FAQ – Fragen der SAP Kunden zum Treesoft PDF2XRechnung Converter
Treesoft E-Rechnung Toolkit – alle enthaltenen Werkzeuge
Der Treesoft PDF2XRechnung Converter ist Teil des Treesoft E-Rechnung Toolkits. Damit stehen dir je nach Bedarf weitere Werkzeuge zur Verfügung:
Treesoft XRechnung Viewer
Der Treesoft XRechnung Viewser dient zum Öffnen, Lesen und Prüfen eingehender XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen. Der Viewer ist dauerhaft kostenlos und eignet sich besonders für Buchhaltung, Rechnungsprüfung und Fachabteilungen.
Treesoft XRechnung Validator
Der Treesoft XRechnung Validator dient zum Prüfen, ob XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen formal korrekt sind. Der Validator ist besonders wichtig, bevor Rechnungen an Kunden, Behörden oder Geschäftspartner versendet werden.
Treesoft XRechnung Editor
Der Treesoft XRechnung Editor dient zum Bearbeiten vorhandener XRechnungen, wenn Pflichtangaben ergänzt oder korrigiert werden müssen.
Treesoft XRechnung Creator
Der Treesoft XRechnung Creator dient zum manuellen Erstellen neuer XRechnungen, wenn keine automatische Konvertierung aus einem bestehenden System erfolgen soll.
Treesoft ZUGFeRD Creator
Der Treesoft ZUGFeRD Creator dient zum Erzeugen einer ZUGFeRD-Rechnung aus einer XRechnung und der zugehörigen PDF-Rechnung.
So wächst die Lösung mit deinem Bedarf: vom kostenlosen Viewer über die Validierung bis zur automatisierten Massenkonvertierung im Rechnungsausgang.
