Allgemeine Fragen zur E-Rechnung

Eine E-Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der deutschen E-Rechnungsverordnung (ERechV) ist eine Rechnung, die ausschließlich in einem strukturierten, elektronischen Format übermittelt wird, beispielsweise im XRechnung-Format. Ein einfaches PDF oder Scan einer Rechnung erfüllt diese Anforderungen nicht.

Das Treesoft E-Rechnung Toolkit erweitert deine für die Rechnungserstellung verwendete Software um alle Funktionen, welche du für den Versand und den Empfang von E-Rechnungen benötigst. Mit dem Treesoft E-Rechnung Toolkit konvertierst du auf Wunsch sogar vollautomatisch deine PDF-Rechnungen in eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung und versendest diese per E-Mail. Selbstverständlich kannst du in dem Treesoft E-Rechnung Toolkit den Workflow für die automatische Verarbeitung deiner PDF-Rechnungen individuell an deine betrieblichen Anforderungen und Gegebenheiten anpassen.

Die häufigsten Formate für E-Rechnungen sind XRechnung und ZUGFeRD. Im Gegensatz zur herkömmlichen Papierrechnung oder einer PDF-Rechnung ist die E-Rechnung so aufgebaut, dass diese automatisch verarbeitet werden kann. Es werden die folgenden Formate unterschieden:

• XRechnung ist ein standardisiertes XML-Format, das in Deutschland vor allem im öffentlichen Sektor verwendet wird.
• ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Format, das XML und PDF kombiniert.

Das Treesoft E-Rechnung Toolkit unterstützt beide Formate. Bei der Konvertierung deiner PDF-Rechnungen hast du somit die Wahl, ob du diese in eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung konvertieren möchtest.

Nein, ein PDF-Dokument allein gilt nicht als E-Rechnung, da es nicht maschinenlesbar im Sinne der gesetzlichen Anforderungen ist. Auch eingescannte Papierrechnungen oder unstrukturierte Formate zählen nicht dazu.

Mit dem Treesoft E-Rechnung Toolkit kannst du jedoch eine vorliegende PDF-Rechnung sehr einfach in eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung konvertieren. Voraussetzung für eine Konvertierung ist lediglich, dass die für eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung relevanten Angaben in der PDF-Rechnung als Texte und nicht als Grafik vorliegen.

Das Empfangen und Prüfen von E-Rechnungen gemäß EU-Norm EN 16931 ist seit dem 01. Januar 2025 im B2B-Bereich Pflicht.

Für den Versand von E-Rechnungen gibt es, im Gegensatz zum Empfangen, eine Übergangsregelung (siehe FAQ: Gibt es Übergangsregelungen für den Versand von E-Rechnungen?)

Ja, vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 dürfen alle Rechnungsaussteller weiterhin entscheiden, ob sie eine E-Rechnung oder eine sonstige Rechnung ausstellen und versenden möchten.

•  Papierrechnungen dürfen in diesem Zeitraum uneingeschränkt verwendet werden.
• Elektronische Rechnungen im PDF-Format (beispielsweise Versand per E-Mail) sind nur zulässig, wenn der Empfänger vorher zugestimmt hat.

Wenn der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers weniger als 800.000 EUR beträgt, verlängert sich die Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2027.

Aber warum warten? Mit unserem GoBD-konformen Treesoft E-Rechnung Toolkit ist keine aufwendige Umstellung deines ERP-Systems notwendig. Das Toolkit erweitert deine für die Rechnungserstellung verwendete Software und stellt dir alle für das Thema E-Rechnung erforderlichen Funktionen zur Verfügung. So einfach kann Zukunft sein!

Ja, für die E-Rechnungspflicht gibt es unter anderem die folgenden Ausnahmen:

• Steuerfreie Lieferungen und Leistungen gem. § 4 Nr. 8 bis 29 UStG sind von der elektronischen Rechnungspflicht ausgenommen.
• Kleinunternehmer sind laut dem Jahressteuergesetz 2024 nicht verpflichtet, die E-Rechnung zu versenden, allerdings müssen sie diese empfangen können und sind auch verpflichtet, diese zu prüfen.
• Kleinbetragsrechnungen unter 250 EUR brutto (§ 33 UStDV). Der Empfang von Rechnungen über 250 EUR muss aber gewährleistet werden.
• Der Rechnungsaustausch mit Nicht-EU-Ländern ist von der E-Rechnungspflicht in Deutschland nicht betroffen.

Die E-Rechnung unterstützt alle gängigen Rechnungsarten – etwa Ausgangsrechnungen, Gutschriften, Teil- oder Abschlagsrechnungen sowie Schlussrechnungen –, sofern sie in einem strukturierten elektronischen Format wie XRechnung oder ZUGFeRD erstellt und übermittelt werden. Diese Formate sind maschinenlesbar und ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung.

Zu den gängigsten Rechnungsarten gehören:

• Rechnung
• Teilrechnung
• Schlussrechnung
• Abschlagsrechnung
• Gutschrift
• Stornorechnung
• Rechnungskorrektur

Diese Rechnungsarten existieren auch bei klassischen Rechnungen. In der elektronischen Form müssen diese jedoch strukturiert und korrekt gekennzeichnet werden.

Das Treesoft E-Rechnung Toolkit nimmt anhand der textlichen Bezeichnung in der zu konvertierenden PDF-Rechnung wie beispielsweise „Rechnung“ automatisch eine entsprechende Substitution (d. h. Ersetzung) für die Rechnungsart vor und schreibt den dazugehörigen Code in die XRechnung.

Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, steuerliche Vorschriften sicherzustellen, indem sie eingehende Rechnungen prüfen. Dies umfasst zum einen die formelle, sachliche und rechnerische Prüfung.

Der in dem Treesoft E-Rechnung Toolkit enthaltene Treesoft XRechnung Validator übernimmt die formelle Prüfung und zeigt dir an, ob alle Pflichtangaben vorhanden sind.

Wenn du eine eingegangene XRechnung mit dem in dem Treesoft E-Rechnung Toolkit enthaltenen Treesoft XRechnung Validator prüfst und dieser Fehler feststellt, kontaktiere den Rechnungsaussteller mit der Bitte um Korrektur. Der Rechnungsaussteller ist dazu verpflichtet, dir eine ordnungsgemäße ausgestellte fehlerfreie XRechnung zu liefern.

Der Treesoft XRechnung Validator kann auf Wunsch die entsprechende fehlerhafte XRechnung automatisch an den Rechnungsversender unter Verwendung einer hinterlegten, frei anpassbaren Vorlage per E-Mail zurückschicken. Die Rechnungsprüfung war noch nie so einfach!

Ja, Skonti und Rabatte können in E-Rechnungen abgebildet werden. Die Formate wie XRechnung und ZUGFeRD bieten strukturierte Felder zur Angabe von Zahlungsbedingungen, Skontofristen und prozentualen Abzügen.

Das Treesoft E-Rechnung Toolkit unterstützt die Verwendung von Skonti und Rabatten. Rabatte sind hierbei auf Positionsebene (beispielsweise Mengenrabatte) sowie Dokumentenebene (beispielsweise Preisabschläge) möglich und werden korrekt von der Software ausgewertet.

Die XRechnung basiert auf einem XML-Format, das in erster Linie der maschinellen Verarbeitung dient und nicht für eine Sichtprüfung geeignet ist. Zum Sichten einer XRechnung benötigst du somit einen Viewer.

In dem Treesoft E-Rechnung Toolkit ist der Treesoft XRechnung Viewer enthalten, der die in der XML-Datei vorhandenen Informationen übersichtlich zur Anzeige bringt. Das Beste daran ist, die Nutzung des Treesoft XRechnung Viewer ist kostenlos!

Ja, es besteht die Möglichkeit, dass die XRechnung von der PDF-Rechnung abweicht. Dies kann beispielsweise bei einem Betrugsversuch der Fall sein. Über einen sogenannten „Man-in-the-Middle-Angriff“ kann die Datei abgegriffen und der Inhalt verändert werden. Einige Kunden haben uns bereits von einem solchen Angriff berichtet, in dem die Kontoverbindung manipuliert wurde und der Rechnungsbetrag somit bei dem Angreifer landete.

Rechtlich verbindlich ist die XRechnung. Die XRechnung wird in den meisten Fällen automatisch weiter verarbeitet und gebucht. Daher empfehlen wir dringend, empfangene XRechnungen zu kontrollieren. Zum Prüfen deiner XRechnungen steht dir unser Treesoft XRechnung Validator zur Verfügung.

Der Unterschied zwischen einer Stornorechnung und einer Gutschrift liegt vor allem in der rechtlichen Bedeutung, Buchhaltungspraxis und der Art der Korrektur. In der Praxis werden beide Begriffe oft vermischt, aber sie sind nicht dasselbe.

Bei einer Stornorechnung (auch Rechnungskorrektur genannt) wird eine bereits fakturierte Rechnung storniert. Es wird hierbei eine korrigierte Gegenrechnung mit negativen Beträgen erstellt. Durch den negativen Rechnungsbetrag verliert die Originalrechnung ihre Wirkung, da das Storno den ursprünglichen Rechnungsbetrag ausgleicht und damit aufhebt. Bei einer Stornorechnung erfolgt eine Rückrechnung der ursprünglich berechneten Positionen. In einer Stornorechnung ist stets der Bezug zu der zu stornierenden Originalrechnung anzugeben.

Eine Gutschrift dient zu einer nachträglichen Reduzierung eines bereits fakturierten Rechnungsbetrages beispielsweise bei einem gewährten Rabatt aufgrund einer Reklamation. Bei einer Gutschrift erfolgt – im Gegensatz zu einer Stornorechnung – keine Rückrechnung der Positionen.

Das Treesoft E-Rechnung Toolkit unterstützt sowohl Stornorechnungen als auch Gutschriften und wertet diese korrekt aus.

Bei einer Teilrechnung wird eine bereits erbrachte (Teil-)Leistung in Rechnung gestellt. Bei einer Abschlagsrechnung wird ein Teilbetrag in Rechnung gestellt, wobei die Leistung erst noch erbracht wird.

Eine Teilrechnung ist in der Schlussrechnung immer netto und eine Abschlagsrechnung brutto in Abzug zu bringen.

Das Treesoft E-Rechnung Toolkit berücksichtigt diese steuerlichen Vorgaben zum korrekten Abzug einer Teilrechnung und Abschlagsrechnung in einer Schlussrechnung.

Unter einem Token versteht man eine digitale Abrechnungseinheit. Das Treesoft E-Rechnung Toolkit verwendet Token für die Abrechnung der durchgeführten Transaktionen wie beispielsweise das Konvertieren einer PDF-Rechnung in eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung.

Im Einrichtungs-Assistenten hinterlegst du die zur Einrichtung des Treesoft E-Rechnung Toolkit zwingend erforderlichen Daten wie die juristisch korrekte und vollständige Firmierung. Diese Angaben sind Grundvoraussetzung für die Erstellung einer XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung.

Wir richten dir automatisch dein persönliches Token-Konto ein. Über das Token-Konto erfolgt anschließend die Abrechnung deiner über das Treesoft E-Rechnung Toolkit durchgeführten Transaktionen wie beispielsweise Konvertieren einer PDF-Rechnung in eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung.

Deine eingegebenen Daten werden selbstverständlich streng vertraulich behandelt und ausschließlich intern von Treesoft verarbeitet. Es erfolgt keine Weitergabe deiner Daten an externe Dienstleister, denn wir legen größten Wert auf Datenschutz.

Das Treesoft E-Rechnung Toolkit rechnet die durchgeführten Transaktionen wie beispielsweise das Konvertieren einer PDF-Rechnung in eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung über Token ab. Die Anzahl der für eine Transaktion erforderlichen Token ist der jeweils gültigen Preisliste zu entnehmen:

Preise

Über unseren Onlineshop kannst du für das Treesoft E-Rechnung Toolkit Token-Pakete bestellen und damit dein Token-Konto aufladen:

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Je größer die Token-Pakete sind, desto günstiger ist der Preis je Token.

In dem Treesoft E-Rechnung Toolkit kannst du zu jedem Zeitpunkt dein aktuelles Guthaben einsehen und erhältst ein Überblick der durchgeführten Transaktionen.

Die Nutzung des Treesoft XRechnung Viewer ist kostenlos, d. h. hierfür werden keine Token abgerechnet.

Treesoft steht für maximale Transparenz, daher kannst du jederzeit in dem Treesoft E-Rechnung Toolkit dein aktuelles Token-Guthaben und die bisher erfolgten Transaktionen einsehen! Rufe hierzu im Menü Extras den Befehl Token Guthaben auf. Dort erhältst du auch eine Übersicht über die abgerechneten Token zu der jeweiligen Transaktion.

Wen dein Token-Guthaben für das Treesoft E-Rechnung Toolkit aufgebraucht ist, kannst du über unseren Onlineshop ein neues Token-Paket bestellen. Es erfolgt keine automatische Aufladung deines Token-Kontos, d. h. die Bestellung eines Token-Paketes ist aktiv von dir zu tätigen.

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Die Token werden direkt deinem Token-Konto gutgeschrieben und stehen dir anschließend sofort in dem Treesoft E-Rechnung Toolkit zur Verfügung.

Mit dem Treesoft E-Rechnung Toolkit schließt du kein automatisches Abonnement ab. Es erfolgt ohne deinen ausdrücklichen aktiven Kauf in unserem Onlineshop keine Bestellung.

Bei der Einrichtung deines Token-Kontos schenken wir dir 100 Token, sodass du alle Funktionen des Treesoft E-Rechnung Toolkit ausgiebig testen kannst.

Die Bestellung von Token-Paketen sowie der Abschluss einer optionalen Subscription für das Treesoft E-Rechnung Toolkit erfolgt ausschließlich über unseren Onlineshop.

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Eine Subscription (auch Abonnement genannt) ist ein regelmäßig wiederkehrendes, vertraglich vereinbartes Nutzungsverhältnis für ein Produkt oder eine Dienstleistung.

Für das Treesoft E-Rechnung Toolkit bieten wir über unseren Onlineshop Subscriptions an. Der Kauf einer Subscription für das Treesoft E-Rechnung Toolkit ist optional. Es handelt sich hierbei um eine monatliche wiederkehrende Gebühr. Über den Abschluss einer Subscription (BASIS, PLUS oder PRO) verringert sich die Anzahl der Token und somit die Kosten, die für eine Transaktion abgerechnet werden.

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Die für deine individuellen Anforderungen günstigste Subscription findest du am einfachsten über unsere Kalkulationshilfe heraus.

Bei einer Subscription für das Treesoft E-Rechnung Toolkit handelt es sich um eine monatlich wiederkehrende Abrechnung. Die Zahlung erfolgt jeden Monat über die bei der Bestellung der Subscription in dem Onlineshop verwendete Zahlungsart.

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Eine Subscription für das Treesoft E-Rechnung Toolkit verlängert sich automatisch um einen weiteren Monat, wenn diese nicht bis spätestens 14 Tage vor Laufzeitende schriftlich gekündigt wird.

Zur Kündigung deiner Subscription schicke einfach eine E-Mail an:

• e-rechnung.support@treesoft.de

Wir bestätigen dir schriftlich per E-Mail die Kündigung deiner Subscription und hinterlegen diese in deinem Token-Konto.

Nach der Beendigung deiner Subscription wird die Abrechnung über dein Token-Konto auf die Variante „FREE“ umgestellt. Die Anzahl der für eine Transaktion erforderlichen Token richtet sich ab diesem Zeitpunkt nach den dann gültigen Konditionen für die Variante „FREE“. Selbstverständlich kannst du dein Token-Guthaben aufbrauchen und bei Bedarf über unseren Onlineshop weitere Token bestellen.

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Ja, der Treesoft XRechnung Viewer ist und bleibt kostenlos – versprochen! 

Lediglich für das Konvertieren, Validieren und Erstellen einer XRechnung über das Treesoft E-Rechnung Toolkit berechnen wir Token entsprechend der jeweils gültigen Preisliste. Die Kosten sind jedoch im Vergleich zu den Verbrauchs-, Arbeits- und Portokosten zum Drucken, Eintüten, Frankieren und dem anschließenden Versenden von Rechnungen in Papierform verschwindend gering!

Preise

Das Treesoft E-Rechnung Toolkit unterstützt aktuell die folgenden E-Rechnungsformate

• ZUGFeRD 2.2 / EN 16931
• XRechnung UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice) / EN 16931

Die Unterstützung für das UBL-Format (Universal Business Language) für die XRechnung wird in 06/2025 in dem Treesoft E-Rechnung Toolkit implementiert.

Das Treesoft E-Rechnung Toolkit unterstützt alle gängigen Rechnungsarten für E-Rechnungen. Hierzu gehören unter anderem:

• Rechnung
• Teilrechnung
• Abschlagsrechnung
• Schlussrechnung
• Stornorechnung
• Gutschrift

Das Treesoft E-Rechnung Toolkit nimmt anhand der textlichen Bezeichnung in der zu konvertierenden PDF-Rechnung wie beispielsweise „Rechnung“ automatisch eine entsprechende Substitution (d. h. Ersetzung) für die Rechnungsart vor und schreibt den dazugehörigen Code in die XRechnung.

Für die Umwandlung einer PDF-Rechnung in eine E-Rechnung (XRechnung und ZUGFeRD-Rechnung) über den Treesoft PDF2XRechnung Converter ist eine Konfigurationsdatei erforderlich. Über die Konfigurationsdatei sind die in der PDF-Rechnung enthaltenen Informationen klassifiziert, d. h. den dazugehörigen BT-Feldern (Business-Term) in der XRechnung zugeordnet.

Die Erstellung einer solchen Konfigurationsdatei ist kostenpflichtig. Du kannst diese direkt über unseren Onlineshop bestellen:

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Deine Konfigurationsdatei wird mit deinem persönlichen Treesoft Token-Konto verknüpft und automatisch beim Starten des Treesoft E-Rechnung Toolkit geladen.

Zur Erstellung einer Konfigurationsdatei für den Treesoft PDF2XRechnung Converter benötigen wir entsprechende PDF-Beispielrechnungen, denen die für eine E-Rechnung zwingend erforderlichen Angaben zu entnehmen sind (siehe FAQ: Was sind die Voraussetzungen, um aus einer PDF-Rechnung eine E-Rechnung zu erstellen?).

Deine PDF-Beispielrechnungen kannst du uns direkt über das Formular auf unserer Internetseite hochladen:

• https://treesoft.de/software/treesoft-e-rechnung-toolkit/pdf2xrechnung-converter

Die Konfigurationsdatei für den Treesoft PDF2XRechnung Converter wird von speziell geschulten Mitarbeitern im Hause Treesoft mit größtmöglicher Sorgfalt vorgenommen. Das für die Erstellung der Konfigurationsdateien interne Tool Treesoft XRechnung Configurator analysiert hierbei 1:1 die in der zu konvertierenden PDF-Rechnung enthalten Texte. Hierbei kommt ausdrücklich keine KI und auch keine OCR-Texterkennung zum Einsatz, damit es nicht zu einer Fehlinterpretation (beispielsweise Halluzinieren der KI oder Fehler bei der OCR-Texterkennung) kommt.

In der Konfigurationsdatei sind die in der PDF-Rechnung enthaltenen Informationen klassifiziert, d. h. den dazugehörigen BT-Feldern (Business-Term) in der XRechnung zugeordnet.

Falls erforderlich führt das Treesoft E-Rechnung Toolkit eine Substitution, d. h. Ersetzung des in der PDF-Rechnung enthaltenen Textes in den dazugehörigen Wert oder Code in der XRechnung durch. Beispielsweise wird der Text „Deutschland“ durch den Code „DE“ substituiert.

Die Substitutionen sowie Standardwerte, falls entsprechende Angaben nicht der PDF-Rechnung zu entnehmen sind, lassen sich im Optionen-Dialog (Menü Extras, Befehl Optionen oder die Tastenkombination [STRG]+[UMSCHALT]+[O]) unterhalb des Zweiges Configurator hinterlegen.

Du druckst die Rechnung – am einfachsten direkt über den mitgelieferten Treesoft PDF Printer – in eine PDF-Datei in ein festgelegtes Verzeichnis und alles andere übernimmt das Treesoft E-Rechnung Toolkit automatisch:

Der Treesoft PDF2XRechnung Converter überwacht das Verzeichnis und, sowie eine PDF-Datei darin abgelegt wird, öffnet er diese selbstständig.

Anschließend klassifiziert die Software die PDF-Datei unter Anwendung der für dich erstellten Konfigurationsdatei und ordnet das Ergebnis den dazugehörigen BT-Feldern (Business-Term) in der XRechnung zu.

Der Treesoft PDF2XRechnung Converter erstellt im Anschluss automatisch die XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung und speichert diese unter dem von dir festgelegten Dateinamen in das von dir für die Ausgangsrechnungen festgelegte Verzeichnis.

Auf Wunsch wird die XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung automatisch an deinen Kunden unter Verwendung der hinterlegten E-Mail-Textvorlage versendet.

Die automatische Konvertierung und den anschließenden automatischen Versand deiner XRechnungen oder ZUGFeRD-Rechnungen kannst du individuell für deine Anforderungen konfigurieren und beispielsweise die Textvorlage für den E-Mail-Versand deinen Wünschen entsprechend anpassen.

Du druckst einfach nur die Rechnung aus deinem ERP-System (oder deiner für die Rechnungserstellung verwendete Software wie Microsoft Excel/Word) in eine PDF-Datei und bist fertig!

Voraussetzung zur Konvertierung deiner PDF-Rechnungen in eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung über den Treesoft PDF2XRechnung Converter ist eine Konfigurationsdatei (siehe FAQ: Was ist für die Konvertierung einer PDF-Rechnung in eine E-Rechnung erforderlich?). Wenn du eine E-Mail erhalten hast, dass diese mit deinem Token-Konto verknüpft ist, kannst du wie folgt deine PDF-Rechnungen in eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung konvertieren:

• Starte das Treesoft E-Rechnung Toolkit.
• Rufe über die Assistentenauswahl (Schnellstart-Menü, Befehl Assistent wählen oder Taste [F3]) den Converter auf.
• Wähle in dem anschließenden Dialog die zu konvertierende PDF-Rechnung.
• Betätige zum Speichern der XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung im Menü Datei den Befehl Speichern oder verwende hierzu die Tastenkombination [STRG]+[S].

Der Treesoft PDF2XRechnung Converter speichert die XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung in dem eingestellten Verzeichnis. Du kannst diese anschließend über deinen verwendeten E-Mail-Client per E-Mail an den Rechnungsempfänger versenden.

Über den Optionen-Dialog (Menü Extras, Befehl Optionen oder die Tastenkombination [STRG]+[UMSCHALT]+[O]) aktivierst du unterhalb des Zweiges Dateien getrennt für Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen die automatische Dateiablage und -archivierung und passt diese individuell an deine Anforderungen und Gegebenheiten an.

TIPP
Das Treesoft E-Rechnung Toolkit verfügt über eine Verzeichnisüberwachung zur automatischen Konvertierung und dem selbstständigen Versand deiner PDF-Rechnungen.

Das Treesoft E-Rechnung Toolkit wird lokal als Desktop-Anwendung auf deinem PC installiert (On-Premises). Die Software erstellt die XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung auf deinem PC.

Es erfolgt keine Übertragung deiner Kunden- und Rechnungsdaten. Die Verarbeitung geschieht somit ausschließlich auf deinem PC.

Die XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung wird mit dem Treesoft E-Rechnung Toolkit über deinen E-Mail-Account mit deiner hinterlegten E-Mail-Adresse versendet. Du verschickst somit deine E-Rechnungen selbst und gibst deine Kunden- und Rechnungsdaten nicht an Dritte weiter.

Auf Wunsch kann das Treesoft E-Rechnung Toolkit die erstellte XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung automatisch über deinen eingestellten E-Mail-Client versenden.

Voraussetzung zur Erstellung einer E-Rechnung aus deiner PDF-Vorlage mit dem Treesoft PDF2Xrechnung Converter ist, dass alle für die E-Rechnung relevanten Angaben als Text und nicht als Grafik hinterlegt sind, sodass diese ausgelesen werden können. Wir erstellen dann kostenpflichtig eine Konfigurationsdatei, in der die entsprechenden Informationen klassifiziert, d. h. den dazugehörigen BT-Feldern (Business-Term) in der XRechnung zugeordnet sind.

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Für eine fehlerfreie Konvertierung einer PDF-Rechnung bestehen die folgenden grundlegenden Voraussetzungen:

• Die PDF-Rechnung sollte Formular basierend sein.

• Zu jeder Position ist eine Einheit vorhanden.

• Zu jeder Position ist der dazugehörige Steuersatz angegeben.

• Alle unterschiedlichen Dokumentenarten wie Rechnung, Abschlagsrechnung, Teilrechnung, Schlussrechnung, Stornorechnung und Gutschrift haben einen identischen inhaltlichen Aufbau.
  Wenn dies nicht der Fall ist, sind für die Konvertierung mehrere erforderlich.

Ja, der Treesoft PDF2X Converter benötigt für die Konvertierung einer PDF-Rechnung in eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung zwingend eine Konfigurationsdatei.

Für unsere kostenlosen Rechnungsvorlagen für Microsoft Excel/Word und LibreOffice Calc/Writer liefern wir bereits eine vordefinierte Konfigurationsdatei für den Treesoft PDF2XRechnung Converter mit. Wenn du diese Rechnungsvorlagen ohne eine Änderung des Layouts verwendest, sparst du dir die Bestellung der Ersteinrichtung / Setup.

Bei der Verwendung von eigenen Rechnungsvorlagen oder der Anpassung des Layouts der mitgelieferten Rechnungsvorlagen ist jedoch die Erstellung einer individuellen Konfigurationsdatei erforderlich. Du kannst diese direkt über unseren Onlineshop bestellen. Anstelle der manuellen Erstellung von Rechnungen mit Microsoft Office oder LibreOffice empfehlen wir die Verwendung des Treesoft XRechnung Creator. Mit diesem generierst du auf einfach Art und Weise deine XRechnungen oder ZUGFeRD-Rechnung.

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Zwischensummen sind in der XRechnung nicht vorgesehen, obwohl diese in vielen Rechnungen Verwendung finden. Der Treesoft PDF2XRechnung Converter unterstützt jedoch auch die Konvertierung von PDF-Rechnungen mit Zwischensummen. Die Zwischensummen werden hierbei in Nachlässe auf Positionsebene mit dem dazugehörigen Text übernommen. In dem Text zu dem Nachlass sind alle Positionen aufgeführt, auf welche sich die Zwischensumme bezieht.

Ja, der Treesoft PDF2XRechnung Converter berücksichtigt diese korrekt. Teilrechnungen werden hierbei, wie vom Gesetzgeber vorgeschrieben, netto und Abschlagsrechnungen brutto in Abzug gebracht.